O envio de extratos bancários à contabilidade é uma obrigação essencial para a regularidade e a segurança da empresa.
Essa obrigação não se limita às contas correntes tradicionais. Também devem ser encaminhados os extratos de:
· contas digitais e contas de pagamento;
· aplicações e investimentos financeiros;
· contas vinculadas a maquininhas e plataformas de recebimento;
· cartões utilizados pela empresa;
· contas de sócios que eventualmente recebam ou paguem valores da empresa;
· demais contas ou meios financeiros relacionados à atividade empresarial.
Por que os extratos bancários são indispensáveis?
Os extratos permitem que a contabilidade identifique e registre corretamente:
· recebimentos de clientes; pagamentos a fornecedores; despesas operacionais; transferências entre contas;empréstimos e financiamentos; aportes e retiradas de sócios; aplicações e resgates financeiros; tarifas, juros e demais encargos bancários.
Sem essas informações, a contabilidade pode ficar incompleta e apresentar resultados diferentes da realidade financeira da empresa.
Além disso, comprovantes isolados, prints de tela e relatórios parciais não substituem o extrato bancário completo, que deve abranger todo o período mensal, sem cortes ou omissões.
Quais são os riscos do não envio?
A falta dos extratos bancários pode comprometer diretamente a conciliação das contas, a elaboração de balancetes, demonstrações contábeis, relatórios gerenciais e a apuração correta do resultado da empresa.
Divergências fiscais
Os órgãos fiscalizadores podem confrontar informações bancárias, notas fiscais, declarações tributárias e dados contábeis. Quando existem movimentações financeiras que não foram devidamente contabilizadas, a empresa pode ser chamada a prestar esclarecimentos e ficar sujeita a intimações, fiscalizações, autuações, multas e demais penalidades previstas na legislação.
Dificuldade para comprovar a origem e o destino dos recursos
Sem o registro adequado, a empresa poderá ter dificuldade para explicar a origem de determinados recebimentos ou o destino dos valores pagos. Essa situação pode gerar problemas em fiscalizações, auditorias, processos judiciais, análises bancárias, pedidos de crédito ou negociações societárias.
Risco na distribuição de lucros
A distribuição de lucros deve estar amparada por uma escrituração contábil regular e por resultados efetivamente apurados. Sem a contabilização completa das movimentações bancárias, o lucro apresentado pode não refletir a realidade da empresa. Como consequência, os valores distribuídos aos sócios poderão ser questionados e, conforme o caso, ficar sujeitos à tributação e às penalidades previstas na legislação.
Obrigações acessórias incorretas
A falta de documentação também pode afetar declarações e obrigações contábeis e fiscais, como ECD, ECF, DEFIS, PGDAS-D e outras informações exigidas pelos órgãos municipais, estaduais e federais. Erros, omissões ou divergências nessas obrigações podem resultar em retificações, multas e demais penalidades legais.
Responsabilidade pelo envio das informações
A empresa e seus responsáveis legais devem fornecer à contabilidade, dentro do prazo estabelecido, todos os documentos necessários à escrituração.
Quando os extratos não são enviados, são encaminhados parcialmente ou chegam fora do prazo, o profissional contábil fica impedido de realizar o fechamento com a segurança técnica necessária.
Nessas situações, os relatórios poderão ser emitidos com ressalvas, o fechamento contábil poderá ser suspenso e determinados documentos poderão deixar de ser emitidos até a regularização das pendências. Também poderão existir custos adicionais relacionados a retrabalho, reprocessamento, retificações ou regularizações posteriores.
Como os documentos devem ser enviados?
Os extratos devem ser encaminhados mensalmente, preferencialmente nos formatos:
· PDF; OFX; EXCELL ou outros formatos previamente aceitos pela contabilidade.
O documento deve contemplar toda a movimentação do mês, incluindo o saldo inicial, todas as entradas e saídas e o saldo final.
Uma medida de proteção para a própria empresa
O envio regular dos extratos bancários não deve ser visto apenas como uma exigência da contabilidade. Trata-se de uma medida de proteção para a própria empresa, pois assegura informações mais confiáveis, reduz riscos fiscais, facilita a comprovação das operações financeiras e permite que empresários e sócios tomem decisões com base em dados reais.
Manter a documentação bancária em dia é parte essencial de uma contabilidade regular, segura e compatível com as exigências legais.
