· O que é o Livro Caixa:

É o instrumento legal para o registro de todos os recebimentos auferidos e os pagamentos efetuados pelo profissional autônomo (pessoa física) , tais como médicos, dentistas, psicólogos, etc. Também deve ser preenchido pelo titular de serviços notariais e de registro bem como os leiloeiros .

Esse Livro tem como objetivo principal realizar a apuração da base de cálculo do imposto de renda para os profissionais citados.

De acordo com a legislação as despesas que se autoriza excluir das receitas para determinação do rendimento bruto da pessoa física não assalariado, além de necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, devem estar devidamente escrituradas em Livro Caixa e comprovadas por meio de documentação hábil e idônea.

Como deve ser feita a escrituração do Livro Caixa:

A escrituração do Livro Caixa a partir do ano calendário de 2021, somente poderá ser realizada por meio do CARNÊ LEÃO WEB. O sistema é multiexercício, ou seja, poderá ser utilizado para todos os fatos geradores a partir de 01/01/2021.

O programa da RFB deve ser preenchido mensalmente.

Quem pode utilizar o Livro Caixa:

Profissionais liberais, titulares de serviços notariais e de registro e os leiloeiros.

Lembrando do conceito de que profissional liberal é um prestador de serviços e, portanto, não possui vínculo empregatício de nenhuma natureza com as empresas que exerce alguma atividade. Os trabalhadores que se encaixam nessa categoria possuem autonomia econômica e profissional. Ou seja, desempenham suas funções sem precisar, necessariamente, seguir regras específicas e modelos das organizações.

A utilização do Livro Caixa pelo titular de serviços notariais e de registros em geral, exercidos em caráter privado, por delegação do Poder Público, não se estende às pessoas que para eles trabalham,  assalariados ou autônomos.

O que deve ser lançado no Livro Caixa:

.As despesas necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora;

.A remuneração de terceiros com vínculo empregatício e os respectivos encargos trabalhistas e previdenciários;

.Emolumentos;

.Despesas de custeio necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora;

.A contribuição previdenciária do próprio contribuinte não pode ser lançada no Livro Caixa pois esta já é dedutível no cálculo do Carnê Leão;
 
.A dedução das despesas relacionadas no Livro Caixa está limitada ao valor do rendimento recebido, no mês, de pessoa física, de pessoa jurídica e do exterior decorrentes da prestação de serviços sem vínculo empregatício;

.No caso de as despesas serem superiores aos rendimentos recebidos de pessoa física, de pessoa jurídica e do exterior, no mês, o excesso pode ser somado às despesas dos meses seguintes, até dezembro. Esse excesso é calculado automaticamente pelo Programa Carnê Leão;

.Na existência de excesso de despesas em dezembro, este valor não pode ser utilizado no ano seguinte.

Considerações Gerais

Despesa de custeio
Considera-se despesa de custeio aquela indispensável à atividade profissional, como aluguel de sala comercial, gastos com água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo e contratação de pessoal.
Despesas com Transporte e Locomoção
Não são dedutíveis, no Livro Caixa, as despesas com transporte, locomoção, combustível, estacionamento, manutenção de veículo, seguro e pagamento do IPVA, com exceção das efetuadas por representante comercial autônomo, quando correrem por conta desse.
Tíquetes de Caixa - comprovação de despesa
Os tíquetes de Caixa, recibos não identificados e documentos semelhantes, não podem comprovar despesas relacionadas no Livro Caixa. As despesas devem estar discriminadas e identificadas para serem comprovadas como necessárias e indispensáveis à atividade profissional.
Compra de bens e direitos
Apenas o valor relativo às despesas de consumo é dedutível no Livro Caixa. Não são dedutíveis as despesas com a aplicação de capital. Deve ser identificada quando se tratar de despesa de consumo ou de aplicação de capital.
Considera-se despesa de consumo a compra de bens próprios para consumo e de produtos de qualquer natureza usados e consumidos em reparos e conservação.
Considera-se aplicação de capital a despesa com aquisição de bens necessários à atividade profissional, cuja vida útil ultrapasse o período de um ano, e que não sejam consumíveis, isto é, não se acabem com sua mera utilização, como equipamentos, mobiliários etc.
Arrendamento mercantil (leasing)
Não são dedutíveis os gastos feitos com arrendamento mercantil. O valor pago a esse título deve ser informado na Ficha Bens e Direitos da Declaração de Ajuste Anual.
Depreciação de bens
Não é permitida a dedução com a depreciação de bens.
Imóvel residencial ou profissional
No caso de imóvel residencial ser também utilizado na atividade profissional, pode ser deduzida a quinta parte de despesas com aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, condomínio, quando não se possa comprovar quais as relativas à atividade profissional.
Benfeitoria - Imóvel próprio
Não são dedutíveis os gastos com consertos, manutenção e reforma de imóvel de propriedade do contribuinte.
Benfeitorias - imóvel alugado
As despesas com benfeitorias e melhoramentos feitas pelo inquilino, profissional autônomo, que contratualmente fizerem parte como compensação do valor do aluguel devido, são dedutíveis no mês do pagamento, desde que escrituradas em Livro Caixa e comprovadas.
Assinatura de publicações e compra de roupas - profissional autônomo
O profissional autônomo que necessita comprar roupas especiais e publicações necessárias à sua atividade profissional pode deduzir essas despesas, desde que escrituradas em Livro Caixa e comprovadas.
Contribuições a sindicatos, associações e conselhos
Essas contribuições são dedutíveis, quando relacionadas com a atividade do profissional autônomo, desde que escrituradas em Livro Caixa e comprovadas.
Pagamentos a terceiros
O profissional autônomo pode deduzir pagamentos feitos a terceiros que com ele tenham vínculo empregatício, desde que escriturados em Livro Caixa e comprovados.
São também dedutíveis os pagamentos feitos a terceiros sem vínculo empregatício, quando escriturados em Livro Caixa e comprovados, desde que considerados como despesa de custeio necessária ao recebimento da receita e à manutenção da fonte produtora.
 
Essas despesas são dedutíveis no mês do pagamento, mesmo que se trate de serviço prestado em mês ou meses anteriores do mesmo ano, ou em ano ou anos anteriores.
 Despesas com propaganda
Essas despesas são dedutíveis, quando escrituradas em Livro Caixa e comprovadas, desde que a propaganda se relacione com a atividade profissional do autônomo.
Participação em congressos e seminários
Despesas para comparecimento a encontros científicos como congressos, seminários, se necessárias à atividade exercida pelo profissional e a sua especialização, não reembolsadas ou ressarcidas, podem ser deduzidas, desde que escrituradas em Livro Caixa e comprovadas, tais como taxa de inscrição, compra de publicação, hospedagem etc.
Não é permitida a dedução de despesas com acompanhante.O certificado de comparecimento a esses encontros deve ser guardado para comprovação.
Serviços prestados a pessoa física e jurídica
As despesas relacionadas no Livro Caixa podem ser deduzidas no cálculo do Carnê Leão, limitadas ao valor do rendimento recebido de pessoa física, de pessoa jurídica e do exterior, no mês, decorrentes da prestação de serviços sem vínculo empregatício.
Quando o valor das despesas for superior ao rendimento recebido de pessoa física, de pessoa jurídica e do exterior, no mês, o que exceder a este rendimento pode ser somado às despesas dos meses seguintes, até dezembro. O programa transporta automaticamente o excedente de despesas para os meses seguintes, até dezembro.
Serviços prestados exclusivamente a pessoa jurídica
O autônomo, prestador de serviços apenas à pessoa jurídica, que relaciona as despesas dessa prestação de serviços no Livro Caixa, pode deduzi-las da base de cálculo do Carnê Leão e na declaração anual, observando que os rendimentos recebidos de pessoa jurídica não estão sujeitos ao Carnê Leão.

O Livro Caixa não pode ser utilizado para rendimentos de aluguel e de transporte.

O Livro Caixa está regulamento pela IN/RFB no.: 1.500/2014 e Decreto 9.580/2018.