O adiantamento para despesas com viagens é uma prática comum em determinadas operações em que o funcionário e/ou dirigente tenham a necessidade de viajar a trabalho e consequentemente as despesas relacionadas com a sua alimentação e hospedagem, precisam ser reembolsadas pela empresa.

Obrigações Legais da Empresa:

Inicialmente é preciso estabelecer quais são as obrigações legais da empresa em se tratando de uma viagem corporativa.

Segundo a legislação prevista para as viagens corporativas, todos os custos relacionados diretamente ao trabalho deverão ser da empresa. Ou seja, hospedagem, alimentação, transporte, combustível, deslocamento, credenciamento em eventos, estacionamento, ligações profissionais e outros custos do tipo.

A empresa deve ainda especificar todos os custos, desde que estejam relacionados ao trabalho e as atividades profissionais que serão realizadas no momento da viagem e determinar as regras para o custeio de cada um desses itens

No regresso, deverá ocorrer a prestação de contas junto à empresa, observando os procedimentos operacionais de cada entidade, sendo os mais comuns: relatórios de viagens e comprovantes de despesas.

Documentos hábeis e idôneos:

Outro ponto muito importante da política de adiantamento é definir as regras para a prestação de contas. Nesse caso, é importante estabelecer quais são os métodos de comprovação necessários, incluindo a apresentação de recibos, notas fiscais e outros documentos que comprovam os gastos ao longo da viagem.

Conforme entendimento da Resolução CFC n° 1.330/2011, item 26, a documentação contábil é aquela que comprova os fatos que originam lançamentos na escrituração da entidade e compreende todos os documentos, livros, papéis, registros e outras peças, de origem interna ou externa, que apoiam ou componham a escrituração.

Relatório de Viagem :

Dentre os documentos hábeis e idôneos para comprovação dos gastos, podem ser utilizados relatórios de viagem. Nesses documentos são informados os dados do funcionário e/ou dirigente, valores recebidos a título de adiantamento, dados referentes à viagem e todos os custos referentes à alimentação, deslocamento (veículo, passagens, ônibus), hospedagens.

Prestação de Contas:

Antes da viagem, a gestão adm. financeira da empresa deve estimar o valor que será adiantado tendo como base os valores com a passagem, a estadia e a alimentação, por exemplo.

Após essa estimativa, será realizado o adiantamento a funcionário e/ou dirigente da empresa que realizará a viajem, sendo registrado no relatório de viagem alguns itens relevantes como: descrição do valor disponibilizado, dias de viagem, dados de quem recebeu e pagou, além de outras informações que a empresa julgar necessárias.

Durante a viagem, todas as notas fiscais e comprovantes dos valores gastos devem ser solicitadas para serem anexadas ao relatório de viagem.

No retorno da viagem, a gestão adm. financeira verificará a documentação trazida e identificará se haverá retorno de valores ao caixa ou banco e sua correta contabilização.

Aspectos Contábeis:

Conforme sejam devidamente comprovados, os gastos incorridos pelo funcionário e/ou dirigente nas viagens serão apropriados em conta contábil que pode ser classificada como “Despesas de Viagens”.