Ajuda de custo é o valor (normalmente fixado por ato unilateral do empregador) atribuído ao empregado, pago uma única vez ou eventualmente, para cobrir despesas de deslocamento por ele realizadas, como por exemplo: despesas de transferência, acompanhamento de clientes internos ou externos a eventos profissionais etc.

A verba concedida nestas condições se reveste das características de parcela de natureza indenizatória, posto que visa ressarcir o empregado de despesas decorrentes da necessidade de serviço.

Assim, no âmbito trabalhista, as ajudas de custo independentemente do seu valor, não possuem natureza salarial, portanto, não integram a remuneração do trabalhador, desde que juridicamente enquadradas como tal, ou seja, tenham a finalidade de compensar gastos ocasionais feitos pelo trabalhador no desempenho de eventuais compromissos profissionais. Dessa forma, não serão consideradas no cálculo de verbas trabalhistas tais como: férias, 13º salário, aviso prévio etc.

Entretanto, no aspecto previdenciário e do FGTS, observa-se que a legislação contém definição específica da adotada pela legislação trabalhista.

A legislação previdenciária dispõe que não incidirá a contribuição correspondente sobre o valor relativo à ajuda de custo, paga em parcela única, recebida exclusivamente em decorrência de mudança de local de trabalho do empregado, na forma do art. 470 da CLT. No mesmo sentido dispõe o art. 13 da Instrução Normativa nº 25/01, da Secretária de Inspeção do Trabalho, no que se refere ao recolhimento do FGTS.

Portanto, a ajuda de custo para não sofrer incidência de INSS e FGTS, deve ser paga uma só vez e com o fim exclusivo de ressarcir despesas decorrentes de mudança de local de trabalho do empregado.
Porém caso tal valor esteja sendo pago, habitualmente, ainda que sob a denominação de ajuda de custo, independentemente de prazo e valor, terá natureza salarial, integrando a remuneração do empregado para todos os efeitos legais, incidindo-se sobre tal valor a contribuição previdenciária e fundiária . E sendo assim serão consideradas no cálculo de verbas trabalhistas tais como: férias, 13º salário, aviso prévio etc.

No caso em tese, entendemos não se tratar de ajuda de custo e sim um reembolso de despesa pelo uso do veículo do empregado para o desempenho de suas atividades. Assim, orientamos que a empresa ajuste um valor com o empregado por Kilômetro(Km) pela utilização do veículo.

A legislação previdenciária vigente, estabelece que não integra o salário-de-contribuição o ressarcimento de despesas pelo uso de veículo do empregado desde que comprovada.

Tendo por base o citado dispositivo legal, pode-se perceber que a importância paga ao empregado, comumente denominada de “reembolso de quilometragem ou gasolina”, cuja finalidade é assegurar-lhe o ressarcimento das despesas efetuadas com a manutenção do veículo de sua propriedade utilizado a serviço da empresa, não se inclui no conceito de salário-de-contribuição, estando, portanto, isento da incidência de encargos sociais, tanto na esfera trabalhista (FGTS) quanto na previdenciária (INSS).

Uma vez não sendo considerado verba de natureza salarial, nem tampouco salário variável, o referido valor também não integrará o salário do empregado para quaisquer efeitos da legislação trabalhista, tais como: férias, 13º salário, horas extras, aviso prévio etc.

Informamos, por oportuno, que, nos termos do art. 225 da RPS, aprovado pelo Decreto nº 3.048/99, a folha de pagamento, elaborada mensalmente, deverá discriminar, dentre outros, inclusive as parcelas não integrantes da remuneração, razão pela qual deve a empresa lançar o referido valor na folha e no recibo de pagamento do empregado.

Sempre que uma prestação em utilidade for concedida com o intento de tornar possível e viável a própria execução do trabalho e não como uma vantagem destinada a remunerar os serviços do empregado, não há integração desses valores ao salário do trabalhador, já que nesses casos as utilidades fornecidas são para o trabalho e não pelo trabalho. São indispensáveis ao trabalho e não ao trabalhador.

Assim, em se tratando do reembolso de quilometragem, ainda que não integre o salário do empregado, seu valor deverá constar da folha de pagamento, bem como no recibo de pagamento (holerite).

Portanto, se o reembolso da gasolina se dá em virtude da utilização do veículo do empregado para desenvolvimento da sua atividade na empresa, não integrará o salário de contribuição. Contudo, sendo este reembolso a título de deslocamento (casa / empresa) será considerado salário in natura e integrará o salário do mesmo para todos os fins.

Base Legal – Decreto nº 3.048/99, art.214, parágrafo 9º, XVIII.

Fonte: Consultoria Cenofisco.