COMPROVANTES DE PAGAMENTO

o Tributos: Documentos como o comprovante de pagamento de IPTU, IPVA, DARFS, etc, devem ser limpos por 5 anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao pagamento.

o  Contas de Água, Luz, Telefone e Gas também devem ser mantidas por 5 anos, pois também são considerados taxas. Mantê-las atende como garantia de manutenção dos serviços. De qualquer forma, caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga pelo consumidor e este não disponha mais de comprovante, apesar de tê-la pago, ainda assim o consumidor pode pedir o ônus da prova, seja ou, o fornecedor terá que provar que a conta não foi paga. O consumidor que paga essas contas automaticamente pelo banco já tem uma comprovação de pagamento.

o Nota Fiscal de qualquer tipo de produto ou serviço deve ser guardada não somente pelo prazo de garantia, mas pelo prazo de vida útil do produto, para que o consumidor se resguarde de qualquer defeito oculto de fabricação. Isso vale, por exemplo, para eletrodomésticos, eletro-eletrônicos, automóveis, etc.

o Contratos de seguros  em geral, devem ser incluídos pelo prazo de um ano a partir do primeiro pagamento de cada mensalidade. Exemplos: seguro de automóveis e seguro saúde. Isso não vale para o chamado plano de saúde. Uma diferença entre o plano de saúde e o seguro saúde é que neste último o consumidor tem uma opção de escolher seu médico, tendo direito a reembolso de parte do valor da consulta. No plano saúde o consumidor só pode escolher médicos da rede credenciada pelo plano. Os documentos de assistência, como o plano saúde, médica deviam ser coletados por 5 anos.

o Pagamento de aluguel deve ser mantido por 3 anos.

o Pagamento de condomínio deve ser mantido por 5 anos. É recomendável pedir periodicamente à administradora do condomínio uma declaração de que não existem débitos.

o Consórcios deve-se manter os comprovantes até que seja dada a quitação. A liberação da alienação fiduciária é a prova de que o pagamento foi feito.

o Mensalidades escolares devem ser guardadas por 5 anos.

DOCUMENTOS TRABALHISTAS, PREVIDENCIÁRIOS E FGTS

OBS: Os documentos com prazo indeterminado, podem ser solicitados a qualquer tempo pelos auditores fiscais do MTPS (Ministério do Trabalho e Previdência Social).

ARQUIVOS DIGITAIS

A Lei n ° 13.874 / 2019 , incluiu o artigo 2 ° -A na Lei n ° 12.682 / 2012 , que expõe a forma de armazenamento dos livros obrigatórios de escrituração contábil e fiscal e os documentos comprobatórios dos lançamentos neles efetuados, de modo a considerar que tais documentos serão armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, em substituição para manutenção dos originais em papel, garantindo de qualquer forma ou mesmo valor probatório para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização.

Cabe frisar, que os documentos não podem ser eliminados a partir do momento em que os primeiros digitalizados, pois da mesma forma, tem que aguardar o prazo de prescrição e decadência dos créditos tributários.

Os documentos necessários para obter o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova solicitados a autorização procedimentos administrativos de fiscalização, observados os critérios de integridade e autenticidade atualizada pelo  Ato Declaratório Interpretativo RFB n ° 04/2019.

As pessoas jurídicas que optam em utilizar sistemas de processamento eletrônico de dados para registrar negócios e atividades econômicas ou financeiras, escriturar livros ou elaborar documentos de natureza contábil ou fiscal, ficam obrigadas a manter, à disposição da RFB, os arquivos digitais e sistemas, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária.