Baixa Estoque de Mercadorias.

1. Contexto e objetivo

Quando há furto, roubo, estrago, dano, perecimento ou outras perdas de mercadorias em estoque, a empresa precisa:

o   Regularizar o estoque (contábil x físico).

o   Tratar corretamente o ICMS já creditado na entrada.

o   Documentara ocorrência de forma robusta (para eventual fiscalização).

Seguem abaixo as orientações pertinentes ao tema somente do ICMS em Minas Gerais.

2. Base legal resumida

Os principais pilares:

o   Lei Estadual nº 6.763/1975 (MG)

Art. 32 determina que o contribuinte deve estornar o crédito de ICMS sempre que mercadorias ou bens, que deram origem ao crédito, vierem a sofrer: perecimento, deterioração, inutilização, extravio, furto, roubo ou perda, por qualquer motivo.

O estorno deve ser feito no mesmo período de apuração em que o fato ocorrer; em caso de calamidade pública, em até 30 dias da declaração oficial.

o   RICMS/MG (Regulamento do ICMS)

Reproduz a obrigação de estornar créditos em situações de perecimento, furto, roubo, extravio etc., ligando isso às regras de escrituração e à emissão de documento fiscal de ajuste.

2.1  Consultas de Contribuinte SEF/MG

o   Consulta nº 25/2022: confirma que, em casos de perecimento, deterioração, inutilização, extravio, furto, roubo ou perda, o contribuinte deve estornar o crédito de ICMS, utilizando os dispositivos do RICMS que tratam de estorno de crédito e de nota fiscal de ajuste.

o   Consulta nº 310/2014: orienta que, para regularizar o estoque em hipóteses de perda, roubo ou deterioração, a empresa deve emitir NF com CFOP 5.927 – baixa de estoque decorrente de perda, roubo ou deterioração.

2.2  CFOP 5.927

Definido como: “Lançamento efetuado a título de baixa de estoque decorrente de perda, roubo ou deterioração”, usado para registrar a saída simbólica de mercadoria que foi perdida/roubada/estragada, sem venda.

2.3  Entendimento doutrinário e material de apoio

Roteiros e artigos fiscais deixam claro que, em regra, a legislação do ICMS exige o estorno do crédito apropriado quando a mercadoria sofre perecimento, deterioração, extravio, furto ou roubo.

3. Tratamento fiscal por tipo de ocorrência

Em termos de ICMS, todos os casos abaixo se encaixam na mesma lógica: a empresa perde o direito ao crédito de ICMS dessas mercadorias e precisa estorná-lo.

3.1 Furto e roubo

Exemplos

• Arrombamento do depósito.
• Caminhão assaltado com mercadoria já registrada como entrada no estoque da empresa mineira.

Documentos recomendados

• Boletim de Ocorrência (BO).
• Relatório interno de apuração da perda (quantidade, produtos, valores).
• Comunicação à seguradora (se houver seguro).

ICMS – regra principal

• Se houve crédito de ICMS na entrada (mercadoria para revenda ou insumo de industrialização), esse crédito deve ser estornado no período em que o furto/roubo foi identificado
• O evento de furto/roubo não é fato gerador de ICMS (não há circulação jurídica com transmissão de propriedade), portanto não há ICMS a debitar na saída; o impacto é a perda do crédito.

Documentação fiscal típica

• Em Minas, é usual:

1. Emitir NF-e de baixa de estoque, com:

• CFOP 5.927, sem destaque de ICMS;
• Valor normalmente pelo custo contábil da mercadoria;
• Natureza da operação: “Baixa de estoque por roubo/furto”.

1. Registrar o estorno do crédito de ICMS:

• Via Nota Fiscal de Ajuste ou ajuste específico na EFD-ICMS/IPI, conforme previsto no RICMS/MG e na Consulta 25/2022.

3.2 Estrago / dano / inutilização

Aqui entram:

• Avarias no manuseio, queda de pallets, produto derramado, incêndio parcial etc.
• Mercadoria que se torna inutilizável para venda ou consumo.

Documentos recomendados

• Laudo interno ou relatório do responsável pelo estoque/qualidade.
• Fotos, relatórios de manutenção, relatório de ocorrência de segurança do trabalho (se houver).
• Eventual laudo técnico de assistência/engenharia.

ICMS

• Situação enquadrada como deterioração / inutilização.
• É obrigatório estornar o crédito de ICMS relativo a essas mercadorias.

Documentação fiscal

• Emitir NF-e de baixa de estoque com CFOP 5.927, sem destaque de ICMS, descrevendo a causa (ex.: “Baixa de estoque por dano em armazenagem”).
• Estornar o crédito de ICMS por NF de ajuste ou ajuste na apuração.

3.3 Perecimento / vencimento de prazo de validade

Exemplos

• Alimentos vencidos.
• Produtos perecíveis que estragaram por falha de refrigeração.

Documentos recomendados

• Relatório de controle de validade.
• Laudo de descarte, assinado por responsável (ex.: qualidade/produto).
• Se houver exigência de órgão sanitário, anexar as notificações.

ICMS

• Enquadra-se como perecimento/deterioração, portanto também exige estorno do crédito de ICMS usado na entrada.

Documentação fiscal

• NF-e de baixa de estoque – CFOP 5.927, sem ICMS, com descrição: “Baixa de estoque por perecimento / validade vencida”.
• Estorno de crédito de ICMS conforme regras do RICMS/MG.

3.4 Outras situações em que a baixa é necessária

Exemplos:

• Obsolescência     de produtos.
• Perdas em calamidade pública (enchentes, deslizamentos etc.).
• Sinistros diversos (incêndio, explosão) atingindo o estoque.

ICMS

• Em regra, se a mercadoria gerou crédito de ICMS na entrada e não será mais objeto de saída tributada, o crédito deve ser estornado, inclusive em casos de obsolescência, conforme decisões do Conselho de Contribuintes de MG.
• Se a perda estiver ligada a calamidade pública oficialmente declarada, a Lei 6.763/75 permite que o estorno seja feito em até 30 dias da declaração oficial, em vez de apenas no mesmo período.

Documentação

o Provas da ocorrência (decretos de calamidade, laudos de bombeiros, seguradora, relatórios internos).

o Mesmo roteiro: NF-e de baixa (CFOP 5.927) + estorno do crédito.

4. Passo a passo padrão (qualquer tipo de perda)

4.1  Registrar internamente a ocorrência

o Abrir relatório/ordem de ocorrência com data, local, produtos, quantidades, valores, causa provável.

o Obter documentos externos (BO, laudos, relatórios de órgãos públicos).

4.2 Apurar o valor contábil do estoque perdido

o Usar custo médio ou outro critério já adotado pela contabilidade.

4.3  Emitir NF-e de baixa de estoque

o Tipo de operação: saída interna (sem circulação real).

o CFOP 5.927.

o Sem destaque de ICMS.

o Descrição detalhada da causa e referência ao BO/laudo.

5 Estornar o crédito de ICMS

o Identificar o crédito original (por nota de entrada ou por lote).

o Lançar ajuste de estorno na apuração de ICMS do mesmo período (via EFD- ICMS/IPI e, se aplicável, Nota Fiscal de Ajuste).

6 Arquivar toda a documentação

o Guardar junto: NF de baixa, NF de ajuste, relatórios internos, BO, laudos, comunicação à seguradora etc.

7. Riscos de não seguir esse procedimento

• Autuação fiscal por manutenção indevida de crédito de ICMS, com cobrança do imposto + multa + juros.
• Divergências entre estoque físico, contábil e fiscal, detectáveis por cruzamento de SPED/EFD com inventários.
• Perda de credibilidade da empresa perante o fisco e dificuldade de defesa em fiscalização.