· O que é o Livro Caixa :

É  o instrumento legal para o registro de todos os recebimentos auferidos e os  pagamentos efetuados pelo profissional autônomo(pessoa física) inclusive o titular de serviços notariais e de registro bem como os leiloeiros .

Esse Livro tem como objetivo principal realizar a apuração da base de cálculo do imposto de renda para os profissionais citados.

·  Quem pode utilizar o Livro Caixa :

Profissionais liberais , titulares de serviços notariais e de registro e os leiloeiros.

Lembrando do conceito de que profissional liberal é um prestador de serviços e, portanto, não possui vínculo empregatício de nenhuma natureza com as empresas que exerce alguma atividade. Os trabalhadores que se encaixam nessa categoria possuem autonomia econômica e profissional. Ou seja, desempenham suas funções sem precisar, necessariamente, seguir regras específicas e modelos das organizações.

· O que deve ser lançado no Livro Caixa :

As despesas necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora;

A remuneração de terceiros com vínculo empregatício e os respectivos encargos trabalhistas e previdenciários;

Emolumentos;

Despesas de custeio necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora;

A contribuição previdenciária do próprio contribuinte não pode ser lançada no Livro Caixa pois esta já é dedutível no cálculo do Carnê Leão.
 
De acordo com a legislação as despesas que se autoriza excluir das receitas para determinação do rendimento bruto da pessoa física não assalariado, além de necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora, devem estar devidamente escrituradas em Livro Caixa e comprovadas por meio de documentação hábil e idônea.

A dedução das despesas relacionadas no Livro Caixa está limitada ao valor do rendimento recebido, no mês, de pessoa física, de pessoa jurídica e do exterior decorrentes da prestação de serviços sem vínculo empregatício.
 
No caso de as despesas serem superiores aos rendimentos recebidos de pessoa física, de pessoa jurídica e do exterior, no mês, o excesso pode ser somado às despesas dos meses seguintes, até dezembro. Esse excesso é calculado automaticamente pelo Programa Carnê Leão.
 
Na existência de excesso de despesas em dezembro, este valor não pode ser utilizado no ano seguinte.
 
· Considerações Gerais

Despesa de custeio
Considera-se despesa de custeio aquela indispensável à atividade profissional, como aluguel de sala comercial, gastos com água, luz, telefone, material de expediente ou de consumo e contratação de pessoal.

Despesas com Transporte e Locomoção
Não são dedutíveis, no Livro Caixa, as despesas com transporte, locomoção, combustível, estacionamento, manutenção de veículo, seguro e pagamento do IPVA, com exceção das efetuadas por representante comercial autônomo, quando correrem por conta desse.

Tíquetes de Caixa - comprovação de despesa
Os tíquetes de Caixa, recibos não identificados e documentos semelhantes, não podem comprovar despesas relacionadas no Livro Caixa. As despesas devem estar discriminadas e identificadas para serem comprovadas como necessárias e indispensáveis à atividade profissional.

Compra de bens e direitos                                                                                     Apenas o valor relativo às despesas de consumo é dedutível no Livro Caixa. Não são dedutíveis as despesas com a aplicação de capital. Deve ser identificada quando se tratar de despesa de consumo ou de aplicação de capital.
Considera-se despesa de consumo a compra de bens próprios para consumo e de produtos de qualquer natureza usados e consumidos em reparos e conservação.
Considera-se aplicação de capital a despesa com aquisição de bens necessários à atividade profissional, cuja vida útil ultrapasse o período de um ano, e que não sejam consumíveis, isto é, não se acabem com sua mera utilização, como equipamentos, mobiliários etc.

Arrendamento mercantil (leasing)                                                                   Não são dedutíveis os gastos feitos com arrendamento mercantil. O valor pago a esse título deve ser informado na Ficha Bens e Direitos da Declaração de Ajuste Anual.

Depreciação de bens
Não é permitida a dedução com a depreciação de bens.

Imóvel residencial ou profissional
No caso de imóvel residencial ser também utilizado na atividade profissional, pode ser deduzida a quinta parte de despesas com aluguel, energia, água, gás, taxas, impostos, telefone, condomínio, quando não se possa comprovar quais as relativas à atividade profissional.

Benfeitoria - Imóvel próprio
Não são dedutíveis os gastos com consertos, manutenção e reforma de imóvel de propriedade do contribuinte.

Benfeitorias - imóvel alugado
As despesas com benfeitorias e melhoramentos feitas pelo inquilino, profissional autônomo, que contratualmente fizerem parte como compensação do valor do aluguel devido, são dedutíveis no mês do pagamento, desde que escrituradas em Livro Caixa e comprovadas.

Assinatura de publicações e compra de roupas - profissional autônomo
O profissional autônomo que necessita comprar roupas especiais e publicações necessárias à sua atividade profissional pode deduzir essas despesas, desde que escrituradas em Livro Caixa e comprovadas.

Contribuições a sindicatos, associações e conselhos
Essas contribuições são dedutíveis, quando relacionadas com a atividade do profissional autônomo, desde que escrituradas em Livro Caixa e comprovadas.

Pagamentos a terceiros
O profissional autônomo pode deduzir pagamentos feitos a terceiros que com ele tenham vínculo empregatício, desde que escriturados em Livro Caixa e comprovados.
São também dedutíveis os pagamentos feitos a terceiros sem vínculo empregatício, quando escriturados em Livro Caixa e comprovados, desde que considerados como despesa de custeio necessária ao recebimento da receita e à manutenção da fonte produtora.

Despesas com propaganda
Essas despesas são dedutíveis desde que a propaganda se relacione com a atividade profissional do autônomo.

Participação em congressos e seminários
Despesas para comparecimento a encontros científicos como congressos, seminários, se necessárias à atividade exercida pelo profissional e a sua especialização, não reembolsadas ou ressarcidas, podem ser deduzidas, desde que escrituradas em Livro Caixa e comprovadas, tais como taxa de inscrição, compra de publicação, hospedagem etc.Não é permitida a dedução de despesas com acompanhante.O certificado de comparecimento a esses encontros deve ser guardado para comprovação.        

Serviços prestados a pessoa física e jurídica
As despesas relacionadas no Livro Caixa podem ser deduzidas no cálculo do Carnê Leão, limitadas ao valor do rendimento recebido de pessoa física, de pessoa jurídica e do exterior, no mês, decorrentes da prestação de serviços sem vínculo empregatício.
Quando o valor das despesas for superior ao rendimento recebido de pessoa física, de pessoa jurídica e do exterior, no mês, o que exceder a este rendimento pode ser somado às despesas dos meses seguintes, até dezembro. O programa transporta automaticamente o excedente de despesas para os meses seguintes, até dezembro.

Serviços prestados exclusivamente a pessoa jurídica
O autônomo, prestador de serviços apenas à pessoa jurídica, que relaciona as despesas dessa prestação de serviços no Livro Caixa, pode deduzi-las da base de cálculo do Carnê Leão e na declaração anual, observando que os rendimentos recebidos de pessoa jurídica não estão sujeitos ao Carnê Leão.

. Como deve ser feita a escrituração do Livro Caixa :

A escrituração do Livro Caixa pode ser realizada por meio do Programa Carnê Leão. O programa da RFB apresenta diversas vantagens para o contribuinte e o download pode ser feito através da página da Receita Federal :

http://receita.economia.gov.br/orientacao/tributaria/pagamentos-e-parcelamentos/pagamento-do-imposto-de-renda-de-pessoa-fisica/carne-leao/2020/programa-carne-leao-2020

O Livro Caixa está regulamento pela IN/RFB no.: 1.500/2014 e Decreto 9.580/2018 .